+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Инструкция по ведению кадрового делопроизводства

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Итак, во-первых, инструкцию по ведению кадрового делопроизводства желательно иметь для того, чтобы в случае необходимости продемонстрировать ее трудинспекции. Стоит отметить, что она не является документом, который обязательно должен присутствовать в отделе кадров. Требование ее наличия сотрудниками соответствующих инстанций не подкреплено положениями нормативно-правовых актов. Во-вторых, данный документ необходим для облегчения профессиональной адаптации сотрудника кадровой службы. Безусловно, общепринятые стандарты по оформлению документации соблюдают все серьезные компании. Пример 1.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей?

Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов

Итак, во-первых, инструкцию по ведению кадрового делопроизводства желательно иметь для того, чтобы в случае необходимости продемонстрировать ее трудинспекции. Стоит отметить, что она не является документом, который обязательно должен присутствовать в отделе кадров. Требование ее наличия сотрудниками соответствующих инстанций не подкреплено положениями нормативно-правовых актов.

Во-вторых, данный документ необходим для облегчения профессиональной адаптации сотрудника кадровой службы. Безусловно, общепринятые стандарты по оформлению документации соблюдают все серьезные компании. Пример 1. Так, в крупных компаниях, в отличии от небольших и средних зачастую ведутся книга журнал приема, книга журнал увольнения, книга журнал учета отпусков и т.

Пример 2. Пример 3. Основание к какому-либо приказу может подшиваться только в папку с основаниями либо ксерокопия данного документа может быть дополнительно внесена в личное дело сотрудника и т. Неизвестные доселе правила и процедуры зачастую тяжело усвоить даже очень опытному кадровику, перешедшему на новое место работы. Ибо документы попадают не в те дела, в которых им следует лежать в данном отделе кадров, а в те, в которых бы они традиционно лежали, если бы сотрудник продолжал трудиться на старом месте работы.

Естественно, после этого работу приходится переделывать заново, так как приказы как минимум оказываются пронумерованы не в том порядке, в каком это необходимо. Иначе говоря, должна быть создана такая инструкции по ведению кадрового делопроизводства, которая будет способствовать решению многих кадровых проблем и задач. Общая структура Инструкции по ведению кадрового делопроизводства в принципе ничем не отличается от структуры любого иного аналогичного документа.

Сюда включаются: — общие положения — основные понятия — основная часть — заключительные положения — приложение. Работу над разработкой инструкции по ведению кадровой документации лучше проводить в три этапа — Вначале первый этап — написать основные понятия, — затем второй этап — основную часть и приложения, — и уже в конце третий этап — общие и заключительные положения.

В общих положениях Инструкции необходимо объяснить, для чего нужен данный документ, каковы цели его создания, задачи, написать нормативно-правовую базу, которой мы руководствуемся при его создании , на кого распространяется данный нормативно-правовой акт и т.

Здесь не только объясняются те термины, которые мы будем использовать в дальнейшем в основной части, но и даются условные обозначения для тех лиц, которые будут учавствовать в проведении той или иной процедуры.

Представим себе, что делопроизводственный отдел HR-службы называется как-нибудь очень витиевато и красиво.

Например, сектор учета и анализа кадров департамента Управления персоналом. В этом секторе ведением делопроизводства может заниматься масса сотрудников, имеющих абсолютно разный статус и соответственно название. Например, специалист, старший специалист, ведущий специалист, начальник сектора и т. При этом руководствоваться данной инструкцией при ведении кадрового делопроизводства будет каждый из этих работников. А теперь представим, как о ужас!

Специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или старший специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или ведущий специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или начальник сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом проверяет наличие у потенциального работника документов, необходимых для оформления приема на работу: паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Затем Специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или старший специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или ведущий специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или начальник сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом готовит проект трудового договора с работником… Автор, которому придется сочинять подобное произведение перещеголяет по объему своего творения Льва Николаевича Толстого.

К тому же текст будет ужасно неудобен для восприятия. Здесь как минимум важно написать об ответственности за неисполнение обязанных лиц такой инструкции это может быть, например, наложение дисциплинарного взыскания , а также порядок вступления данного документа в силу и утраты силы данным документом.

Как правило, Инструкция вводится в действие распоряжением приказом первого лица предприятия, которое может выглядеть так:. Пример 7. Ввести с Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на заместителя генерального директора по персоналу Рогову Е. Секретариату довести настоящее распоряжение до сведения руководителей департаментов и управляющих производственными подразделениями.

Пример 8. Через год. Тогда соответствующий пункт Инструкции будет выглядеть так: 1. Инструкция утрачивает силу через год после ее вступления в силу.

Пример 9. Инструкция утрачивает силу в случае введения в действие законов или подзаконных нормативно-правовых актов, которому отдельные положения данной инструкции будут противоречить. Желательно предусмотреть и порядок введения изменений и дополнений в данный документ. В таком случае следует продумать, кто в каких случаях будут вноситься изменения и дополнения в инструкцию.

Это может быть: — издание закона или подзаконного нормативного акта, которому положения данной инструкции будут противоречить — введение новой системы электронного документооборота — изменение структуры организации и т. В общем, необходимо назвать все те изменения, которые могут сделать текст инструкции устаревшим, неправильным, или даже смешным.

Далее необходимо обозначить круг лиц, которые будут обладать инициативой на предложение директору ввести подобных изменений в данный локальный нормативно-правовой акт. Это может быть юрист, HR-директор, начальник IT — службы, и т.

Как уже было сказано выше, основной текст и Приложения лучше разрабатывать параллельно друг другу. Наиболее логично разделить основную часть инструкции на следующие три части: — Создание номенклатуры дел и внесение изменений в номенклатуру дел.

Мы не будем подробно описывать разработку той части инструкции, которая посвящена созданию номенклатуры дел и подготовке дел к архиву и сдаче на архивное хранение. Остановимся подробнее на описании в Инструкции основных процедур. Основных процедур может быть очень много: — прием, — перевод постоянный, временный , — совместительство — совмещение — командировка — увольнение: — по собственному желанию, — по соглашению сторон, — по истечении срочного трудового договора, — по сокращению штатов — по иным статьям ТК РФ и других нармативно-правовых актов, предусматривающих основания для увольнения.

Если включить их все в инструкцию по ведению кадрового делопроизводства, то получится несколько увесистых толмудов. Поэтому необходимо выбрать те из них, которые, как правило, проводятся в вашей организации.

Пример Если деятельность ваших сотрудников не связана с командировками — то включать в инструкцию описания процесса оформления документов для командировки незачем. На предприятии хранится большое количество конфеденциальной информации, к которой имеет доступ колоссальное количество работников. Соответственно созданы все предпосылки для увольнения сотрудника за разглашение служебной тайны: существует Положение об их защите, работник ознакомлен под роспись с перечнем сведений конфеденциального характера и подписал соответствующий документ, в котором обязуется их не разглашать.

В таком случае в инструкции следует уделить внимание увольнению за разглашение служебной или коммерческой тайны. Другое дело, если всю конфеденциальную информацию знают только директор и его заместитель. Тогда описание расторжения трудового договора по этому основанию можно не делать.

Таким образом, мы должны исследовать кадровый документооборот предприятия, для того, чтобы понять, какие конкретно процедуры стоит описывать в инструкции, а какие — нет. Если традиции данной организации вам еще не совсем знакомы вы работаете недавно для того, чтобы грамотно провести диагностику, лучше обратиться к документам организации.

Если там ведется книга журнал увольнение, то обычно в графе примечания пишут причину юридическую и фактическую увольнения. Сжатую статистическую информацию можно получить и путем анализа журнала регистрации приказов.

Следует посмотреть, имели ли место в последнее время в данной организации командировки сотрудников, случаи совмещения работниками профессий, совместительства и т. Статистические сведения удобнее обобщать при помощи таблицы.

Далее идет пояснение. Процедуры увольнения по иным основаниям проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе ТК РФ, Законом об АО, Инструкцией о ведении трудовых книжек, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, иными нормативно-правовыми актами. Объединять процедуры, которые имеют общее название, но разительно отличаются друг от друга по порядку проведения между собой не рекомендуется.

Так, диаметрально противоположно регулируется увольнение по различным статьям ТК РФ, и соответственно объединять их в единый процесс не следует! Ибо такой подход запутает работника кадровой службы, который будет руководствоваться инструкцией. Попробуем представить себе, к чему приведет такое объединение.

Описание процедуры по всем статьям ТК РФ выглядело бы довольно комично. Если Исполнитель увольняет работника как непрошедшего испытательный срок, — ему следует предупредить его за три дня о предстоящих изменениях в письменной форме, если по сокращению штатов — то за два месяца, по соглашению сторон — направить письмо работнику с предложением расторгнуть договор по этому основанию и в случае его согласия составить соответствующее соглашение… Итак, вы вычленили ряд самостоятельных процедур.

Предположим у вас получилась следующая картина: — прием на работу — оформление отпуска — оформление постоянного перевода — оформление временного перевода — оформление командировки — поощрение сотрудника — увольнение по собственному желанию — увольнение по истечении срока трудового договора.

Вначале мы пишем название процедуры. Здесь же необходимо назвать те нормативно-правовые акты, которыми мы будем руководствоваться при ее проведении, на основе которой мы ее разрабатывали и к тексту которых мы можем обратиться специалист кадровой службы, если возникнет спорная ситуация т.

Так, если речь идет о приеме на работу, то фрагмент инструкции будет таким:. Следующий шаг: описываем те юридические факты, которые предшествуют проведению данной процедуры.

Поступление распоряжения руководителя организации о приеме в отдел кадров. Проведению процедуры предшествует: поступление в отдел кадров заявления с просьбой уволить его по собственному желанию, подписанное непосредственным начальником подразделения и руководителем организации. Затем следует назвать все те бланки документов и дела, которые будут использованы в работе.

Объясним, для чего она необходима. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства распространяется только на оформление бумаг, однако для того, чтобы это грамотно сделать, необходимо иметь представление обо всех событиях, которые происходят до самой процедуры. Соответственно, карты процессов могут выглядеть следующим образом. Исполнитель делает копию приказа об увольнении, заверяет ее своей личной подписью и кадровой печатью и помещает в личное дело работника.

Приказ и записка регистрируются в Журнале регистрации приказов о прекращении действия трудового договора с работниками. Исполнитель передает записку и вторую копию приказа в бухгалтерию под роспись ответственного лица бухгалтерии в Журнале регистрации о прекращении действия трудового договора. Исполнитель вносит в трудовую книжку работника запись об увольнении в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек, правилами ведения трудовых книжек и приказом.

Заверяет записи в трудовой книжке собственной подписью и печатью кадрового подразделения. Как правило, человек долго отсутствовавший на работе либо приносит больничный лист, подтверждающий уважительную причину отсутствия — и тогда он продолжает спокойно трудиться в родной организации, либо кается в том, что прогулял. В таком случае мы просим его написать объяснительную, в случае отказа от написания составляем соответствующий акт, и, подтвердив факт отсутствия еще одним актом — смело оформляем увольнение за прогул.

Если кадровик столкнется с такой ситуацией, механически, по шаблону оформлять увольнение за прогул не стоит. Бланки Помимо всего прочего стоит в дополнение к инструкции составить и размножить бланки контроля правильности выполнения процедуры. Фрагмент данного бланка может выглядеть так:. Подобные бланки, естественно, должны делаться на основании описания той или иной процедуры в инструкции. Естественно, использованные бланки необходимо выбрасывать.

После того, как все страницы инструкции будут пронумерованы — необходимо сделать содержание. Таким образом, когда рассказана вся технология по ведению кадрового делопроизводства, становится ясным, почему желательно создавать ее в той последовательности, о которой было заявлено вначале.

ТЕХНИКА СОСТАВЛЕНИЯ ИНСТРУКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагаются на начальника Управления по работе с персоналом далее — Управление. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают начальнику Управления Общества. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Общества определяются должностными инструкциями. Кадровые документы Общества должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Компенсации приобретателям жилья г. Выплаты на детей до 3 лет с года 3. Льготы на имущество для многодетных семей в г. Повышение пенсий сверх прожиточного минимума с года 5.

Существуют документы обязательные предусмотренные Трудовым кодексом и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации.

Все нижеприведенные пошаговые инструкции бесплатно доступны подписчикам журнала "Кадровик-практик". Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на Статья : Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству. Общие положения. Под кадровым делопроизводством понимается деятельность, обеспечивающая документирование кадровой работы и организацию работы с кадровой документацией.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

Для проведения аудита кадрового делопроизводства и приведения документов в надлежащее состояние перед приходом ГИТ, необходимо подготовить информацию о виде деятельности организации, штатной численности сотрудников, период за который необходимо восстановить документы или провести проверку с выдачей рекомендаций. В ниже приведённых статьях мы подробно осветим требования инспекции по труду. Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной инструкцией. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на руководителя отдела кадров.

Каждому кадровику в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов, и эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определены основной порядок заполнения унифицированных форм, трудовых книжек, содержание трудового договора.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018

Основные требования к оформлению кадровых документов. Правила подготовки и оформления кадровых документов. Документы по установлению трудовых отношений. Документы по учету кадров. Организация документооборота. Сроки и порядок исполнения документов.

Подскажите стоит ли заниматься судебным разбирательством по этому делу, или же расходы на адвокатов, юристов будут в сопоставимых размерах. Кстати организация и ее представители находятся в Краснодаре, я же физически нахожусь в другом городе России.

Ребенок зарегистрирован в Инстаграм ей 13. Со скольки лет можно регистрироваться в социальной сети Инстаграм. При регистрации возраст не спрашивали.

Основные нормативные акты, на основе которых разрабатывают инструкцию по кадровому делопроизводству. Трудовой кодекс. Правила ведения и.

Есть решение (определение) Ниулинского районного суда обязать Департамент городского имущества заключить договор социального найма. Департамент отказывает, мотивируя темчто нет такой комнаты в общежитии.

Комната была, теперь она под другим номером.

А аппетиты финансовых учреждений по микрокредитам растут и превращают бедных заемщиков в просто нищих. Имея долги по микрозаймам.

Средний трудовой стаж наших юристов около 10 лет и каждый специализируется на определенной области права.

За время работы ими были проверены и составлены тысячи документов. Мы всегда подходим к оказанию услуг ответственно, с максимально возможной проработкой всех юридических нюансов исходя из конкретной ситуации.

Поделиться с друзьями: Вам также может быть интересно Юридические услуги 518 Юрист по дорожно-транспортным происшествиям Негативные происшествия на дорогах бывают нередко.

Причиной их могут быть плохие покрытия, поломки в Кредиты и займы 7 485 Что делать, если приставы взыскивают с вас долг за кредит, который вы не брали.

Мотористы сообщили, что данную причину (отсутствие отверстия в корпусе возд. В корпус возд фильтра не заглядывают никогда при простой проверке двигателя. Машина форд фокус 2, двигатель 2.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. difudte

    Это розыгрыш?

  2. Емельян

    Креатив в любом деле это хорошо но в последнее время подход становится все более узколобым

  3. Анисим

    Поздравляю, мне кажется это блестящая мысль

  4. Лада

    Как вариант, да